オーダーエントリーシステムで改善!手書き注文の意外な落とし穴とは?

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近年、カフェやレストランなどオーダーエントリーシステムを採用している飲食店をよく見かけるようになりました。
従来の手書き伝票でオーダーを受けているお店もまだまだ多いかと思いますが、手書き注文にはさまざまな落とし穴があるので、今回は手書き注文のデメリットと、オーダーエントリーシステムを利用した改善方法についてご紹介します。

そもそもオーダーエントリーシステムって何?

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オーダーエントリーシステム(Order Entry System)とは、従来手書きで行われていたオーダーの受付や連絡をデジタル化、データ化してやり取りするシステムで、一般に「OES」と省略されています。
OESにはハンディにあらかじめ登録しておいたメニューをスタッフが選択するタイプの他にも、席にタッチパネルを置いてお客様が直接注文できる「セルフオーダーシステム」などもあり、いずれも受け付けたオーダーの内容はキッチンプリンターやキッチンディスプレイに転送され、さらにはクラウド上に記録がほぞんされるので、いつでも過去の注文を振り返ることが可能です。
また、最近ではクラウド対応のアプリもリリースされていて、専用のハンディーターミナルを使わなくてもスマホやiPadを用いて使用できるようになっており、こちらはハンディタイプのものと比べて比較的安価で導入できるので、今後もさらにニーズが高まっていくことが予測できます。

手書き注文の4つの落とし穴

1.オーダーを通すのに時間がかかる

時間が無い イメージ

手書きでオーダーを受ける場合だと、お客様の注文から料理を提供するまでは以下のような流れになるのではないでしょうか。
①ホールスタッフが席でお客様から注文をとる
②キッチンまで移動してキッチンスタッフにオーダーの内容を伝える
③キッチンスタッフが調理を開始する
④完成した料理をお客様の元に運ぶ
この方法だとランチタイムやディナーといった混雑時や、キッチンから離れた席からでの注文を通すのにとても時間がかかってしまいます。
また、注文を伝えに行く際や料理を運んでいくためにホールを何往復もすることになりますが、その途中でお客様から呼び止められてしまってもきちんと対応しきれないべ英もあるかと思うので、最悪クレームに繋がってしまう可能性すらあります。

OESで解決!

OESを導入した場合、ハンディに注文を入力すれば自動でキッチンのプリンターやディスプレイにデータが反映されるので②の工程が不要になり、正確かつ迅速に情報が共有できます。さらに、セルフオーダーシステムの場合は①の工程すらも必要無くなります。
スピーティーに料理が提供できればお店の回転率の向上し、お客様の満足度がアップにも繋げられるでしょう。

2.オーダーミスの発生

クレーム イメージ

手書き伝票でオーダーを受ける時に、伝票への記入ミスをしてしまうことや、キッチンへの伝達時に注文の品が間違って伝わってしまうというトラブルもあるのではないでしょうか。
とくに忙しい時間帯であれば、文字が乱れてスタッフ間で読み間違いが発生したり、立て続けに複数のオーダーを受けて先に受けたオーダーの内容をキッチンに伝え忘れてしまったり、様々なケースでのヒューマンエラーが想定されます。

OESで解決!

OESを利用すれば、あらかじめ登録しておいたメニューを選択するだけなので、入力した情報がそのまま正しくキッチンへと伝わり、オーダーミスや伝え漏れの防止につながります。違う料理をお出しすることがなくなるだけではなく、オーダーミスのせいで発生する調理ミスもなくなれば、食材のロスも減らせるでしょう。

3.お会計のトラブル

会計ミス イメージ

伝票に書かれた文字や数字の読み間違い、記入された数量の間違いなど忙しい時に起こりがちな凡ミスから、レジに金額を手動で入力する際の打ち間違いなど、さまざまな事柄が想定されます。
会計ミスによる金額の受け渡し間違いはお店の評判にも傷をつけかねない問題なので、お会計時のミスも極力減らしていきたいところです。たとえ、仮に自分で打ち間違えていたことに気が付いたとしても、訂正で会計に時間がかかってしまい、お客様を何組もレジの前で待たせてしまうことになります。

OESで解決!

OESであれば、伝票番号を入力するだけで注文データがそのままレジに反映されるので、改めて手動で入力する必要がなくなり、上記のトラブルを防ぐことができます。
機器によっては注文時にデータがレジにも送られるものや、テーブルごとの会計情報をレジで確認できるものもあり、どの場合でもお会計の際にいちいち手入力する必要がないので、スピーディーに対応して会計ミスも無くすことができるでしょう。

4.レジでの不正行為

泥棒 イメージ

絶対に発生してしてはいけないことではありますが、中にはスタッフの不正行為に頭を悩ませる経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
特に、売上をレジに打たずに金額を着服する「空打ち」のような行為は、誰がレジを操作したのかのログやデータが残らない場合によく起こり得る事態と言えます。また、毎日のレジ締め時に差異が発生している場合などは、出来ればスタッフを疑いたくはないところですが、徐々にスタッフ全員に不信感を抱くようになり、お店全体の空気が悪くなってしまう状態にもなりかねません。

OESで解決!

OESとPOSシステムと連動させれば、操作ログや注文データが全て記録されるので、レジ操作時の不正行為防止に繋げることが可能です。もし仮に取消処理が行われた場合でもそれが履歴として残るので、いつ誰が取消処理を行ったのかがすぐに判明します。
これにより仮に不正が行われていた場合でも早期に発見できるので、被害を最小限に抑え、再発防止にも繋げられるでしょう。

まとめ

快適なオーダー イメージ

今回は手書き注文で発生しがちな落とし穴と、OESの導入により改善できるポイントについてご紹介しましたが、如何でしたでしょうか。
看板やメニューなら手書きならではの温かみもありますが、多様な人々が働く環境において、誰でも正確に情報共有できて不正行為も防止できるシステムの導入が望ましいと言えるでしょう。
OESを利用すれば、店舗の作業効率化とお客様満足度アップが同時に行えるので、これを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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