POSレジの導入を検討している方が知っておくべきPOSシステムの仕組み

店舗の運営を効率的に行うために、また店舗の収益を上げるためにあらゆる業態の店舗で普及しているPOSシステム。まだPOSシステムを導入していない店舗でも、今後の導入を検討しているところが多いのではないでしょうか。
今回は据え置き型のレガシーPOSとタブレットPOSの比較をしながら、改めてPOSシステムの仕組みについて説明させていただきます。

POSシステムの仕組みとは?

コンビニやスーパーなどの小売店で目にすることが多かったPOSシステムも、近年ではレストランや居酒屋などの飲食店、美容室やサロンでも見かけるようになりました。さらにドラッグストアやレンタルDVD店でも導入が進んでいるようですね。
店舗の運営や経営を助けてくれるPOSシステムの需要はどんどん高まっています。しかし具体的にはどんな仕組みをしているのでしょうか?
コンビニや大型スーパーなどチェーン展開している大手の小売店を例に挙げてPOSシステムの仕組みを説明すると、以下のような流れになります。

①商品についたバーコードをスキャンする。
②バーコードから読み取られた情報はネットワークを経由して店のパソコンに送られる。店のパソコンにはバーコード番号、販売数量、販売価格など商品の情報が蓄積される。
③さらに販売データは本部のパソコンに送られる。本部では日々の販売データが分析されるので、販売戦略を練って発注数を増やすべき商品が分かる。

また個人経営の飲食店やサロンなどでは、本部のパソコンにデータを送らずに自店のバックオフィスでオーナーやスタッフが分析を行うところも多いようですね。
大規模チェーン店では据え置き型のレガシーPOSが導入されていることが多く、それに対して小規模店や個人経営店ではタブレットPOSの普及が進んでいます。

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POSシステムの機能とは?

次にPOSシステムで会計を行う流れを追いながら、詳しい仕組みや機能について紹介させていただきます。

①会計を行う

会計機能
金額を手入力しなくていいので従来のガチャレジよりも入力ミスがなくなります。金額を反映させる方法としては以下のようなものがあります。
・商品についたバーコードをスキャンする
・オーダーシステムと連動させてテーブルごとの注文情報を読み込む
・あらかじめPOSレジに登録しておいた商品情報(名称、金額など)を選択して個数を入力する
さらに自動釣銭機と連動させれば、お金を投入するだけで自動的に精算してくれるようになります。これにより入力ミスだけではなく計算ミスもなくなり、ヒューマンエラーの撤廃を目指すことができます。

②会計時に得た情報をデータとして蓄積する

売上登録機能
売上情報を登録して管理することができる機能で、商品情報だけではなく金額、個数、購入したお客様の性別や年代も一緒に登録できるPOSレジもあります。さらに季節や天候の情報も蓄積できるので、これらの情報は後の分析に大いに役立てられますね。

顧客管理機能
顧客の名前、来店日、購入商品履歴、合計金額などが登録できる機能です。これらの情報は次回の来店時のおもてなしに活用できます。電話予約があった際には前回来店時の情報と照らし合わせてお客様に合った商品やコースを提案できるので、お客様満足度の向上に活かせられるでしょう。

③蓄積されたデータを分析して経営に活かす

在庫管理機能
毎日の在庫管理や棚卸情報を一括で管理できます。会計情報と自動的に連動させることも可能で、その場合情報が逐次更新されるので在庫切れを事前に防ぐことができ、在庫が少なくなった時にはアラートで知らせてくれるものもあります。複数店舗を経営している場合、本部のパソコンで各店舗の在庫状況を一元管理できるので助かりますね。

売上分析機能
あらゆる集計データを分析する機能で、時間帯や天候を参考にした分析から、年齢や性別による人気商品の傾向分析も可能です。メイン客層に合った仕入れの参考になると同時に、新たな店舗を出店する時の参考にもなりますね。
さらに近年では高度な分析機能がついているPOSシステムも登場しています。ABC分析、RFM分析、トレンド分析、バスケット分析などさまざまな角度から分析が行えるので、より精度の高い経営戦略を練ることが可能です。

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レガシーPOSとタブレットPOSの比較

■タブレットのレジ画面は撮影用にデザインしたものです。

大規模チェーン店ではレガシーPOSが、小規模店や個人経営店ではタブレットPOSの普及が進んでいると説明しましたが、なぜ店舗の規模によって普及しているPOSシステムが異なるのでしょうか。かきPOSレジを比較しながら理由を探ってみましょう。

導入費用で比べる

レガシーPOS

導入にかかる費用が高く、新品で揃えるとなると一般的に100万円を超えるケースも珍しくありません。また、定期的なメンテナンスも必要となるので運用コストも発生します。

タブレットPOS
iOSやAndroidのタブレットにPOSアプリをインストールする形で利用するものが多く、アプリ自体は無料で利用できるものも存在します。周辺機器を揃えると30万円程度かかる場合が多いようですが、軽減税率対策補助金を利用することで実質10万円以下で導入できる場合もあります。

サポート体制で比べる

レガシーPOS
メーカーがハードウェアやソフトウェアの開発を行っているところが多く、サポート体制はしっかりしています。また専用のネットワークを使用するので高い安定性を誇っているのも特徴的です。

タブレットPOS
レガシーPOSに比べるとサポート体制が弱い場合が多く、無料で利用できるタブレットPOSであればサポートはほぼ無いような場合もあります。

POS機能で比べる

レガシーPOS
集計、分析、管理などPOSレジに求められる機能があらかじめ搭載されています。導入費用が高額になる分カスタマイズ性に秀でており、店舗ごとに最適な環境を構築することも可能です。

タブレットPOS
カスタマイズ性が無い分、店舗ごとのオリジナリティには欠けますが、拡張性が高く欲しい機能が追加しやすいというメリットがあります。外部システムと連動させることも可能なので、幅広い使い方ができるでしょう。

置き場所で比べる

レガシーPOS
据え置き型なので決められた場所で使うことになります。ただしハンディーターミナルで得た情報をPOSレジに送り、会計や商品登録に反映させることも可能です。

タブレットPOS
スタイリッシュで持ち運びがしやすく、レジ周りにスッキリとした印象が与えられます。また、売り場で接客しながらその場で会計を行うということも可能です。

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まとめ

あらゆる業態でPOSシステムの導入が進んでいると言っても、詳しい仕組みが分からないと導入をためらってしまいますよね。仕組みや機能を把握しておけば導入した際には何ができて、どのように活かせるのかがシミュレーションできるようになります。
また自店の形態や規模に合わせたPOSシステムを選ぶのも大事なポイントです。せっかく便利なシステムを導入しても、費用対効果が見合わないと結局損になってしまうということもありえる事態です。自店にとって何が必要で、どのような用途で使用したいのかを検討してからPOSシステムを選ぶようにしましょう。

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