カルチャースクールの運営において、顧客管理や講師管理、予約の確認など、さまざまな管理が必要になってきます。WordやExcelを駆使して管理を行うことも出来ますが、情報量が多すぎる故にヒューマンエラーが起きやすくなってしまうこともありますよね。
そんな時は他の業種と同じようにPOSシステムを使って管理するとさまざまな業務が簡略化されて便利なのですが、各種スクールあると便利な機能が搭載されたスクール向けPOSシステムも登場しています。今回はその中でも人気の高いレッスン・スクール管理システムの「レッスン・ファースト」についてご紹介します。

「レッスン・ファースト」とは？

「レッスン・ファースト」は株式会社プレシオが提供するクラウド型POSシステムです。
スイミングスクール、料理教室、ゴルフクラブ、ヨガスタジオなど、さまざまな形態のスクールの顧客管理や売上管理を行うことができ、基本的なPOS機能はもちろん、チケット制に対応していたり、ダイレクトメールで販促活動ができたりと、スクールを運営するにあたって便利な要素が詰め込まれています。
「レッスン・ファースト」を導入することによって、業務の効率化が図れるだけでなく、顧客満足度の向上によってリピーター客の獲得や売上アップに繋げることも可能です。

「レッスン・ファースト」で出来ること

予約管理(ネット予約)

「レッスン・ファースト」であれば365日24時間いつでも予約をとることができ、定休日や営業時間外でも予約がとれるので機会損失を防ぐことができます。
生徒からは「いつ」「どの」レッスンが空いているかを一ヶ月単位で把握することでき、担当する講師ごとに表示を切り替えることもできます。また予約日の前日に予約確認メールを送信することができるので、うっかり忘れてしまうことも防ぎます。
さらに人気があるレッスンは、キャンセル待ちの予約を登録しておくことができます。キャンセルが出た際には1番目に待っている方から順にメールが自動送信され、マイページから現在何人待ちになっているかをリアルタイムで確認できるので、自分が予約を取れそうなのかをあらかじめ予想することも可能です。

顧客管理

顧客情報には「前回どれくらい前に受講したか」「何回無断キャンセルしたか」などもあわせて記録しておけるので、あらかじめイタズラを防止したり販促活動に役立てたりも出来ます。さらに顧客情報に「忘れ物あり」「前回クレームあり」などのアラートが表示されるようにも設定できます。
事前に会員カードを作成しておけば、次回来店時からはバーコードで読み取るだけでお客様情報を呼び起こすことができます。顧客情報や来店履歴が一元管理できるので、複数店舗展開している場合は初めて利用する店舗でも普段の情報を呼び出すことができ、きめ細やかな接客がしやすくなります。

売上・受講管理

口座振替や事前にチケットを購入しておくタイプのスクールのでは、売上が出る日とお客様が実際に受講する日が違うため各種修正が必要になりますが、「レッスンファースト」では権限を持っているスタッフのみが修正を行えるように設定できます。
また下手に修正を行ってしまうと情報の整合性がとれなくなってしまう場合がありますが、リスクを伴いそうな操作を行う際には警告メッセージが表示されるので、未然にトラブルを防ぐことができます。

チケット管理

顧客単位でチケットの購入や利用の状況の確認、有効期限のチェックなど、チケットに関する全般的な管理をすることができます。また近いうちにチケットの有効期限が切れてしまうお客様を抽出することができるので、ダイレクトメールを配信することができ、お客様に満足してもらえるサービスの提供をすることが可能です。
また、無断でレッスンを休んだ場合には、ペナルティとして1回分のチケットを消化扱いにしてしまうこともできます。

POSシステム

一般的な小売店向けのPOSレジと同じように、バーコードにも対応していたり、レシートを発行したりもできます。レシートプリンターやキャッシュドロアなどの周辺機器と連動させることもできるので、もちろん金銭の管理が可能です。
顧客情報と連動させて来店履歴や商品の購入履歴を記録しておくことができ、お客様ごとの購入金額を把握できるので、優良顧客に効率的なアプローチをかけることも可能です。

集計分析

レッスン別や講師別で、参加人数や参加率を自動集計することができ、前月・前々月と比較することも可能です。ランキング形式で集計することもできるので、参加率の高いレッスンを行っている講師に賞与を渡すことや、全てのスタッフの実力の底上げに努めることも出来ます。
また地図ソフトと連携して優良顧客はどの地域から来店されているのかを地図上に表示させることもできるので、ポスティングなどの顧客の新規開拓はエリアを定めて効率的に行うこともできます。

本部機能

本部では全店舗の売上やレッスン開催数、受講者数などを一覧で確認することができ、自由に並び替えることもできます。さらに集計データはCSVで出力できるので、データを基に加工することも可能です。
セキュリティ面も安全に気が配られており、お客様と店舗とのデータの送受信はSSLで暗号化されているので、もしも他人がデータを不正に取得した場合でも解読できないようになっています。また、スタッフごとに権限を割り当てることができるので操作可能な情報を制限でき、本部では操作履歴や登録削除履歴も閲覧することもできるようになっています。

販促管理(メール配信)

誕生月のお客様だけを抽出して、タイムリーにキャンペーンメールを配信することができます。またメール配信は日時を予約しておけるので、ダイレクトメールの送り忘れが発生してしまうミスも防げます。
誕生日メール以外にも「30日以上受講していない会員」「ある特定のレッスンのみ受講しているお客様」など多様な条件で抽出できるのでリポート率を上げるための工夫がしやすくなっています。

セルフチェックイン

会員カードをかざすだけで自動的にチェックインできる「セルフチェックイン」に対応しているので、レッスン直前の混雑を防ぐことができるほかにも、受付スタッフの削減に繋げることもできます。
もし会員でない方や支払いをしていない方がチェックインしようした場合、メッセージとエラー音で店舗スタッフにお知らせしてくれるので、お客様の顔と名前を全て把握しておく必要もありません。また事前に忘れ物情報などを登録していたときにも効果音がなるようになっているのでスムーズな対応ができます。

口座振替

支払方法を口座振替にしているお客様で、入金不足などによって支払いができていなかった場合、来店時に「振替エラー」と表示されるので速やかに代金を回収することができます。また本部では口座振替の対象者をいつでも一括で出力することができるので、簡単に請求処理を行うことができます。

気になる料金プランは？

「レッスン・ファースト」を利用するにあたって必要な料金を以下の表にまとめました。
他社のタブレットPOSなどに比べると月額料金が若干高いように感じましたが、他にはない「スクール向け」の機能を考えるとコストパフォーマンスは良いのではないでしょうか。

さきほど紹介した機能の一部はオプションとなっており、別途で費用がかかってきますので注意して下さい。

まとめ

「レッスン・ファースト」を利用することでスクールでの事務作業や受付業務の効率が格段に上がるのではないかと思います。また業務効率を上げられるだけではなく、受付スタッフの人員整理によるコスト削減や、ダイレクトメールでの販促活動による利用者の増加によって、さらなる収益を得られる見込みもつくれます。
カルチャースクールの運営でお悩みの方や、これから何かの教室などを開設しようと考えている方などは、一度POSシステムについて真剣に考えてみてはいかがでしょうか。